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發現並解決問題 蔡秀芬副校長的行政主管心路

發佈日期: 2019-08-22
中山大學舉辦108學年度學術行政主管共識營,邀請本校副校長蔡秀芬針對「行政學術主管的學習與承擔─我的學習分享」專題演講,蔡秀芬表示身兼物理系教授,一開始用「物理」科學的方法面對行政工作,即「發現問題、解決問題」,原則是「簡單就是美」,以簡單的知識處理複雜的問題。

蔡秀芬認為,從教學到行政主管工作,就是一種角色互換,並且要以同理心發現及解決問題,在角色互換後看到問題,透過加強溝通了解瓶頸,並且設法解決,如同實踐科學一般,才能讓行政工作流暢。蔡秀芬把行政工作視為一種修行,「用人」也是學習,也認為用人哲學是行政工作裡面最基礎的,除了須是目標與績效導向,還要「找到對的人」,她認為對的人並非最優秀、最頂尖,而是最適合。蔡秀芬說曾聘過一名名校資優生,但因故不滿三個月就離職,讓她更了解用人的重要性,憶及擔任校友服務中心主任時曾面試求職者,口試突出情境題,題目為「募款」,要對方向其他面試官勸募,並從對方的進對應退洞悉個性,進而判斷處事態度及價值觀。

找不到人的話怎麼辦?蔡秀芬篤定地說「繼續找」,她強調切忌「一個蘿蔔一個坑」,那將會失去檢討業務的機會,無助整個工作團隊提升效率。用人必須適才適所,找到對的人做對的事,能力也相當重要,「寧願聘用『超過標準』的員工,也不要聘用『未達標準』。」她以數學式舉例,一名合乎期待的員工數值為1,若員工只有0.7,工作3年為(0.7)³=0.343,但(1.05)³則是1.157,「是否符合績效導向很重要,別讓聘僱淪為只是多了一個人、兩隻手。」

蔡秀芬最早從物理系主任開始接觸行政工作,「剛接任時,我相當緊張,當時偏頭痛嚴重到需要求醫,開車時還會吐」,她認為最大的挑戰為女性主管的能力被檢視、資歷淺需得到資深教授的認同,她採用柔性領導、系所和諧,也提升系所研究能量,達到每位教師都有國科會(科技部前身)計畫;劉維琪校長任內接任學務長,為營造更佳的校園環境,期間重新檢視作業流程,業務調整、整併及組織再造,隨後接下教務長一路到副校長,在她眼中行政主管宛如一名龍舟旗手,要告訴划槳手及舵手划行方向,透過激勵與鼓舞創造組織文化,並且為團隊營造永續經營的環境。
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